Accueillir un collaborateur ou exercer entre associés demande de préciser les règles du cabinet. Qui facture ? Comment fonctionne la rétrocession ? Quel cadre poser dès le départ ?
1. Les principales manières d’exercer à plusieurs
Plusieurs formes d’organisation existent.
Elles ont chacune leur logique propre concernant l’activité, l’encaissement et la facturation.
Collaboration libérale
Une ostéopathe titulaire met son cabinet à disposition d’un·e collaborateur·rice, qui exerce en profession libérale indépendante.
Dans la pratique, cela signifie souvent :
- chacun développe sa patientèle,
- le collaborateur facture et encaisse ses honoraires,
- une rétrocession est versée au titulaire selon les termes définis ensemble.
Dans certains cas, l’encaissement peut être assuré par le titulaire, avec des règles spécifiques précisées dès le départ.
Association
Deux praticiens ou plus travaillent ensemble, sur un pied d’égalité, tout en conservant chacun leur indépendance professionnelle.
Le fonctionnement le plus courant :
- chaque associé facture et encaisse en son nom,
- il n’y a pas de rétrocession régulière,
- les charges ou frais peuvent être répartis selon les accords établis.
Remplacement temporaire entre associés
Dans le cadre d’une association, il est fréquent qu’un associé remplace ponctuellement un autre (congés, formation, absence).
Dans ce cas :
- le remplacement est limité à une période définie,
- les règles de facturation et d’encaissement peuvent différer temporairement,
- une rétrocession peut s’appliquer uniquement pendant cette période.
Ce mécanisme permet de conserver une organisation cohérente, sans remettre en cause le fonctionnement habituel de l’association.
2. La rétrocession : un mécanisme pour équilibrer la relation
La rétrocession est principalement présente :
- dans les collaborations libérales,
- ou dans certains remplacements ponctuels.
Elle permet d’équilibrer :
- l’utilisation du lieu,
- le matériel,
- l’organisation du cabinet.
Elle peut prendre différentes formes :
- pourcentage des honoraires,
- forfait fixe,
- ou combinaison des deux.
La rétrocession se définit librement entre praticiens, en fonction du cadre choisi.
3. Facturer à plusieurs : comment cela se passe ?
La facturation dépend avant tout :
- du rôle de chacun,
- et de l’accord d’encaissement défini.
Collaboration libérale
- Le collaborateur facture en son nom (SIRET, RPPS…).
- Il encaisse ses honoraires.
- Une rétrocession est versée au titulaire.
Collaboration avec encaissement par le titulaire
Dans certaines organisations :
- les factures sont établies au nom du titulaire,
- une mention précise si la séance est réalisée par le collaborateur,
- la rétrocession s’effectue ensuite dans l’autre sens.
Association
- Chaque associé facture et encaisse en son nom.
- En dehors des périodes de remplacement, il n’y a pas de rétrocession régulière.
Remplacement temporaire entre associés
- Les règles de facturation peuvent être adaptées temporairement,
- une rétrocession peut s’appliquer uniquement pendant la période de remplacement,
- les factures restent conformes et lisibles.
TVA et facturation dans le cadre d’une collaboration
Dans le cadre d’une collaboration en cabinet, certaines sommes échangées entre professionnels ne relèvent pas des actes de soins.
C’est notamment le cas des redevances de collaboration, qui correspondent à la mise à disposition de locaux, de matériel, de services ou de patientèle.
Ces redevances ont un caractère commercial.
Sur le plan fiscal :
- les actes de soins réalisés par un ostéopathe sont exonérés de TVA,
- les redevances de collaboration, en revanche, peuvent être soumises à la TVA.
La TVA s’applique dès lors que le titulaire dépasse le seuil de 37 500 € de recettes annuelles soumises à la TVA.
Les honoraires de soins exonérés de TVA ne sont pas pris en compte dans l’appréciation de ce seuil.
Ces règles s’appliquent également à certaines refacturations entre associés (charges, mise à disposition de moyens), selon leur nature.
4. Ce que l’on retrouve habituellement dans un contrat de collaboration
Chaque cabinet fonctionne différemment, mais plusieurs éléments reviennent souvent :
- modalités de travail,
- encaissement,
- facturation (qui facture, avec quelles informations),
- pourcentage ou mode de rétrocession,
- répartition des charges ou frais,
- utilisation du cabinet (jours, plages),
- responsabilités assurantielles,
- durée de la collaboration,
- conditions de fin ou d’évolution.
Un écrit permet aux praticiens de se référer aux règles convenues.
Un modèle de contrat adapté à la pratique ostéopathique sera prochainement proposé en téléchargement.
5. Les points d’organisation qui facilitent la relation
Pour suivre les accords dans le temps :
- échanger régulièrement sur l’organisation,
- clarifier les règles dès le départ,
- prévoir un document écrit, même simple,
- s’appuyer sur des outils pour le suivi administratif,
- adapter les règles lorsque les rôles évoluent.
6. S’appuyer sur des outils pour simplifier le suivi
Lorsque l’on travaille à plusieurs, il devient important de pouvoir :
- suivre la facturation sans approximation,
- comprendre les montants liés à la rétrocession,
- garder une trace claire des périodes particulières (comme les remplacements).
Des outils comme Osteop permettent d’accompagner ces situations, sans rigidifier les pratiques ni modifier les accords entre praticiens.
FAQ : Collaboration en ostéopathie
Un contrat est-il obligatoire ?
Un écrit est fortement recommandé pour clarifier les règles, même si chaque cabinet reste libre de son organisation.
La rétrocession est-elle systématique ?
Non. Elle dépend du cadre choisi (collaboration, association, remplacement).
Peut-on exercer à plusieurs sans rétrocession ?
Oui, notamment dans les cadres d’association.
Le remplacement temporaire concerne-t-il tous les praticiens ?
Il concerne principalement les situations d’association, lorsque les règles changent sur une période définie.
Rôles, encaissements et rétrocessions au cabinet
- Il existe plusieurs cadres pour exercer à plusieurs en ostéopathie.
- Collaboration et association n’impliquent pas les mêmes règles.
- La rétrocession dépend du rôle et de l’accord d’encaissement.
- Le remplacement temporaire s’applique surtout entre associés.